Как сделать эффективную презентацию
Эффективная презентация – это не только выступление на конференции, но и представление проекта на заседании директоров, и привлечение партнеров и инвестиций в свой бизнес, умение преподнести себя в качестве соискателя на должность. По презентации судят о компетентности спикера, его профессиональных и деловых качествах.Меняется и представление об эффективности презентации в сторону оценки воздействия на аудиторию за короткое время.
Время на представление идей и передачу информации сообществу неукоснительно сжимается. Регламент совещания, совета директоров, розыгрыш тендеров строго ограничен и расписан практически по минутам. Как сделать так, чтобы презентация проекта в минимальный срок работала по максимуму? Об этом и пойдет речь в статье.
Тайм-менеджмент
Планируемый хронометраж на практике всегда расширяется. Происходят технические сбои, оратор отвлекается, реагирует на реплики из зала. В итоге, если подготовленная речь занимает все 10 оговоренных минут, то либо ее не произнесут до конца, либо придется на ходу выкидывать целые куски и перекраивать материал.
Формула расчета времени на презентацию выглядит как
60/20/20
60 % – написанный обязательный текст. 20 % – плавающий буферный текст, который можно произнести или нет, по обстоятельствам. 20 % времени не занимаем и не планируем – их поглотят непредвиденные факторы.
Ключевые вопросы
Чтобы презентация была интересной и доносила нужную информацию до адресата, при ее подготовке следует ответить на 5 ключевых вопросов:
1. Кто моя ЦА? Нарисуйте портрет целевой аудитории, на которую следует ориентироваться. Варианты ответов:
a) Аудитория делится на пласты. Например, для коммерческих организаций: руководители, сотрудники, среднее звено управленцев.
b) Аудитория неизвестна, или она слишком широкая. Пример: радиослушатели, интернет-пользователи, читатели журнала.
c) Слушателей много, но решение принимает один человек, например, судья на заседании суда.
2. Какое действие должна совершить целевая аудитория после ознакомления с презентацией? Такая постановка цели позволяет сосредоточиться на главном и следовать заданным курсом. Момент призыва к действию очень важен, уделите ему особое внимание.
3. О чем должны задуматься слушатели? Сформулируйте основную идею выступления в одном предложении. Это самая главная вещь, которую должна запомнить целевая аудитория.
4. Какая информации не должна быть озвучена? Вопрос фильтра особенно касается слабых мест выступления. Позаботьтесь заранее, чтобы чья-то недобрая шутка или неудобный вопрос не загнали вас в тупик и не вызвали бурной эмоциональной реакции.
5. Что в моем предложении выгодно для ЦА? Чем заинтересовать слушателей, как учесть их потребности и желания. Доклад должен играть на нужных струнах, поэтому попробуйте найти их еще на этапе подготовки.
Три акта презентации
Только когда презентация имеет выверенную трехчастную структуру, она наверняка доносит до слушателей запланированный объем сведений.
Вот эти три составляющих: вступление, основная часть и завершение. Вступление и завершение отнимают по 10–15 % от времени презентации, а основная часть – соответственно 70–80 оставшихся процентов. Вопросы и диалоги с залом входят в основную часть. Первая и третья часть – технические, связаны с моментами управления залом. Они должны быть расписаны и озвучены буквально по пунктам, четко и весомо, слово за словом.
1. Вступление.
Приветствие. Кроме традиционного здравствуйте, обязательно сразу обозначайте позицию по отношению к слушателям – проговорите их статус и свой. Включение ролевой позиции заставляет людей сосредоточиться на выполнении своих функций в заданном амплуа. В свою очередь, обращение от лица руководства или от лица коллектива, инициативной группы также помогает публике посмотреть на проблему через нужную призму. Так уместно прозвучит: «Приветствую вас как группу по развитию сервиса. Сегодня я буду говорить от лица совета директоров нашей фирмы».
Ориентационная часть вступления. Следует обозначить тему выступления и приблизительно указать время, которое планируете потратить на ее освещение.
Важно также обозначить формат взаимодействия выступающего и слушателей. А именно как следует задавать вопросы: спрашивать по ходу выступления, передавать записки, отложить все уточнения до конца спича или вовсе адресовать все замечания руководителю. Опытный спикер может позволить диалог с аудиторией, а новичок будет сбиваться и путаться. Оцените свои возможности и не рискуйте.
Мотивационная часть вступления. Здесь потребуется объяснить, для чего была собрана аудитория. Мотивационной части свойственны две задачи:
1. Вызвать интерес к теме. Достигается приведением статистики, остроумной цитатой, необычным углом зрения или формулировкой проблемы – одним словом, крючком, который эмоционально зацепит.
2. Собственно мотивировать на внимательное слушание презентации. Можно пообещать, что к концу выступления у аудитории появятся новые идеи, возможность участвовать в проекте, определиться с планом действий на ближайшее будущее, будут приняты решения.
Вступление нужно прорабатывать со всей возможной тщательностью, поскольку именно на этом этапе оратору необходимо преодолеть волнение, собраться самому и настроить публику. Если с самого начала известно, что говорить, то снимается психологический зажим, и дальнейшее выступление идет более гладко.
2. Основная часть.
Во главе угла стоит грамотная компактная подача материала. Проблемно ориентированный подход к изложению позволяет не растерять интерес слушателей и довести презентацию без потерь смысла до конца.
Простая цепочка, состоящая из проблемы, ее решения и полученного результата, позволяет презентовать практически любую идею и заразить ею целевую аудиторию. Формат помогает вписать нужный объем информации в считанные минуты доклада, делает спич в меру эмоциональным и вызывает доверие у слушающих.
1) Проблема. Вызвать негативные переживания аудитории – промежуточная цель, которая достигается путем пересказа трудностей, ошибок и антирекордов.
2) Решение. Предложить выход из ситуации. Важно показать, что не все так плохо, и есть еще надежда на позитивное будущее. Оно достижимо, если аудитория совершит определенные действия. Рассказать, какие именно (освоит новое ПО, например).
3) Результат в виде счастливого финала. Что будет, если слушатели возьмутся за поставленные задачи. Насколько вырастет производство, сколько прибавится клиентов, как вырастет выручка.
В конце основной части, как правило, отводят время для вопросов и комментариев зала. После того, как все желающие выскажутся, докладчик вновь берет инициативу на себя и подводит итог дискуссии.
Добавляем соли
Презентация изготовлена и отрепетирована, теперь можно позволить себе украсить ее особыми дополнениями. Предлагаем сделать это при помощи инструментов влияния, которые вставляют в текст или выносят на слайды.
Риторические вопросы и восклицания как ораторские приемы оживляют рассказ.
Вовлекающие вопросы, предполагающие отклик аудитории или развернутый ответ в ходе дальнейшего изложения.
Раздаточный материал. Некоторые графики и таблицы целесообразно дать в руки каждому слушателю, чтобы сократить время на ознакомление с отчетами и статистикой.
Цифры, диаграммы и графики помогают наглядно увидеть проблему, визуализируют информацию.
Эмоции. Намеренное создание нужных эмоций в определенные моменты повествования помогает вести группу заданным курсом.
Демонстрация фотографий или вещественных объектов способны усилить впечатление.
Лингвистические зацепки. Метафоры, цитаты, аналогии делают речь ярче.
Намеренное сжатие и оправданная детализация излагаемого материала акцентируют внимание слушателей в нужных местах.
Подвидом проблемного подхода выступает сторителлинг. Оратор рассказывает историю, которая иллюстрирует проблему. История рассказывается от первого лица, даже если она произошла с кем-то другим. Композиция сторителлинга схожая. Вся ее структура укладывается в ответы на три вопроса:
с какой трудностью я столкнулся?
что предпринял?
какой отличный получил результат?
Выбор сторителлинга в качестве методики презентации идеи уместен для снятия эмоционального напряжения и заведомого протеста аудитории.
3. Заключение.
Резюме. На этом этапе выступления следует повторить основную мысль и резюмировать сказанное.
Подчеркивание ключевой идеи. Расстановка приоритетов и заострение внимания на важных моментах позволяет напомнить слушателям главную мысль выступления.
Призыв к действию. Как было сказано выше, совершения аудиторией действия, пожалуй, самый важный результат презентации. Вполне допустимы фразы вроде: теперь вы знаете все, что требуется, и можете принять решение или выбрать тактику дальнейшей работы.
Эмоциональная точка как прощальная вежливость стоит в самом конце. Поблагодарите за внимание и пожелайте успехов вашей аудитории.
Что еще включает подготовка презентации
Пишем спич
После составления презентации нужно сесть и написать текст речи, лучше от руки. Особенно это актуально для новичков, еще не успевших наработать опыт публичных выступлений. Письменная речь заставляет работать ЦНС более глубоко. Пишущий тщательнее подбирает слова и строит фразы. На письме легче отсечь ненужное и сделать текст острее.
Репетируем
Проговорите подготовленный спич перед зеркалом, перед домочадцами или наговорите на диктофон. Совет связан с эффектами социальной фасилитации и ингибиции. В первом случае человек на людях выполняет деятельность качественнее и быстрее, во втором, наоборот, испытывает трудности. Страх выступления перед аудиторией преодолевается за счет репетиции и повышения самооценки.
Проявляем харизму
Здесь под харизматичностью следует понимать приписывание выступающему особых качеств без опыта совместной деятельности. Уверенные в себе и спокойные люди вызывают большее доверие. Когда готов текст, спикер может оттачивать детали. Занять центральную позицию в аудитории, встать в правильную позу, не скрещивать руки и ноги, освоить уместные говорящие жесты и мимику.
Осторожно – слайды!
Современные презентации практически все проводят с опорой на слайды. При этом многие допускают ошибку: повторяют вслух то, что отражено на слайде. Но лучшее использование слайдов – это перенос в них того, что плохо удается самому. Кроме того, по-настоящему профессиональный спикер должен быть готов провести презентацию в случае отказа техники со слайдами. Говорить ярко, образно и по делу без обращения к слайдеру помогут как раз все те моменты, о которых мы писали выше.
Поделиться в соц сетях: